Blog

Aplikacje jako wsparcie dla biznesu — część 1

Autor: zpomyslami w Efektywne Wsparcie

Siema Ziomeczki,
Z tej strony Patryk z ekipy zpomyslami.pl | promujemy efektywnie!
Napiszę kilka słów o aplikacjach, których używamy w naszej firmie oraz o tym, w czym pomagają one naszemu zespołowi. Mam nadzieję, że będą mogły i Wam pomóc przy budowaniu Waszego biznesu. W związku z faktem, że wpis zrobił się bardzo długi został podzielony na 2 części — pierwszą możecie przeczytać poniżej, drugą opublikujemy w przeciągu najbliższego miesiąca.

1. Aplikacje do tworzenia notatek

Na dobry początek aplikacje do tworzenia notatek oraz zapamiętywania wszystkiego, tak wszystkiego!! Wybrałem dwie, choć w sieci można znaleźć dużo aplikacji, o podobnej funkcjonalności. Wspomniane aplikacje to Evernote, z której aktualnie korzystamy oraz OneNote, którą testowałem przez jakiś czas. Uważam, że stanowią genialne narzędzie do notowania, skanowania, zapisywania wszystkiego (od notatek pisanych ręcznie po zdjęcia, skany i pdfy), wszędzie i na każdym urządzeniu. Bez nich nie wyobrażam sobie obecnie swojej pracy. Ten post blogowy przygotowany został właśnie w Evernote.

Do jakich zadań ich używam i dlaczego uważam, że są świetne? Aplikacje pozwalają na:

• przechowywanie wszystkich dokumentów w jednym miejscu, dostępnym z poziomu każdego urządzenia
• notowanie — odręczne, tekstowe, rysowanie
• tworzenie notatek głosowych (dyktafon)
• tworzenie notatek ze zdjęć
• skanowanie za pomocą aparatu w telefonie, tablecie, komputerze, dokumentów z bardzo dobrym algorytmem rozpoznawania krawędzi strony, co pozwala w szybki i prosty sposób zeskanować każdy dokument
• skanowanie wizytówek, z automatycznym rozpoznawaniem danych adresowych i możliwością automatycznego dodania ich do książki adresowej oraz wyszukania informacji o kontakcie w LinkedIn
• wycinanie stron internetowych, zapisywanie całych stron www, do późniejszego przeglądania bądź analizy
• przechowywanie pdf-ów oraz innych plików graficznych z możliwością ich opisywania (skany oczywiście również wliczają się w tę funkcjonalność)
• zapisywanie e‑maili z poziomu programu pocztowego, przy pomocy funkcji przekaż dalej (przekazujemy e‑mail na dedykowany dla nas adres, który zamienia go na notatkę)
• bardzo szybkie wyszukiwanie notatek za pomocą tekstu — nawet notatek w postaci plików graficznych, pisma odręcznego i plików PDF
• tworzenie linków do notatek, tak żebyśmy mogli używać linków do konkretnej notatki w innych aplikacjach
• zabezpieczenie całości lub części za pomocą haseł lub innym dostępnym na urządzeniu mechanizm (TouchID, FaceID itd.).

Linki do aplikacji:

👉 https://evernote.com

👉 http://www.onenote.com

2. Aplikacje do zarządzania zadaniami osobistymi oraz zespołu

Jeżeli czasem zapominasz o zadaniach, które miałeś wykonać, o telefonie, mailu czy ofercie — ta grupa aplikacji jest dla Ciebie. Do zarządzania zadaniami polecam następujące aplikacje: Asana, Nozbe, Trello, Things. Zasada działania aplikacji jest bardzo prosta. Tworzymy listę zadań do wykonania, a później odhaczamy wykonane zadanie z listy. Zadania mogą mieć nadane przydatne dla nas informacje — od daty wykonania, przez opis i komentarze, na etykietach kończąc. Do zadań można również dodawać pliki. Bardzo przyspiesza to pracę i usprawnia komunikację, ponieważ wszystko znajduje się w jednym miejscu.

Do czego używamy tych aplikacji:

• zarządzania projektami prywatnymi i służbowymi
• komunikacji z naszym zespołem przez zadania, co usprawnia proces komunikacji
• zapisywanie zadań z konkretnym terminem wykonania
• łączenia w jedno zadanie notatek, dokumentów oraz innych załączników potrzebnych do całościowego wykonania zadania
• komunikacji asynchronicznej, dzięki temu nikt nie czeka na wykonanie zadania, po skończonym etapie pracy, zadanie przekazywane jest dalej
• komunikacji opartej o zadanie, nie o osobę
• tworzenia planu dnia oraz listy zadań do zrobienia, dla siebie i współpracowników
• długoterminowego planowania zadań
• grupowania zadań w bloki czynności np. telefon do wykonania, mail do napisania.

Linki do aplikacji:

👉 https://asana.com/

👉 https://nozbe.com/pl/

👉 https://trello.com/

👉 https://culturedcode.com/things/

3. Aplikacje do obsługi poczty e‑mail

Do obsługi e‑maila, a właściwie do stosowania w e‑mailu techniki Inbox Zero (napiszę o tym artykuł w późniejszym terminie) używam zamiennie 3 aplikacji — Airmal, Google Mail oraz Spark — przy czym ostatnia aplikacja, ma najbardziej niejasną politykę prywatności, dlatego polecam zwrócić na to uwagę. Naszym celem zarządzania e‑mailami, jest minimalizacja pracy nad nimi oraz jak największa ich automatyzacja, przy niezmienionej wysokiej jakości obsługi.

Poniżej kilka kluczowych zalet aplikacji:

• duże możliwości konfiguracyjne, co za tym idzie dopasowanie do swojego obiegu pracy
• możliwości etykietowania e‑maili — czyli tworzenia grup e‑maili, o tym samym przeznaczeniu np. księgowość, zlecenia, klient
• integracja z programami do notowania oraz zarządzania zadaniami — można łatwo zmienić e‑maila w notatkę bądź zadanie itd.
• bardzo dobre mechanizmy wyszukiwania i sortowanie e‑maili
• automatyzacja obiegu przychodzących e‑maili wg. podanych kryteriów
• filtr antyspamowy w aplikacji Google jest chyba najlepszy na świecie.

Linki do aplikacji:

👉 http://airmailapp.com/

👉 https://mail.google.com/

👉 https://sparkmailapp.com/

4. Aplikacje do komunikacji tekstowej — chat

W większości, zamiast rozmów o zadaniach i projektach, preferujemy komunikację tekstową — używam komunikatorów tekstowych takich jak Slack, Google Chat, WhatsApp.

Dlaczego warto rozważyć przejście z komunikacji głosowej na tekstową?

• komunikacja tekstowa jest bardziej zwięzła i treściwa, od głosowej, a zatem komunikacja jest sprawniejsza i dużo lepsza jakościowo
• po tej formie komunikacji pozostaje historia rozmowy, do której zawsze można wrócić
• mamy możliwość prowadzenie konwersacji powiązanej tematem w długim okresie czasu
• istnieje możliwość wyłączenia powiadomień, bycia niedostępnym, nie tracąc możliwości otrzymywania komunikatu, historii rozmów innych osób (łatwiej być później w temacie) i odpowiedzi na nie w późniejszym terminie — komunikacja asynchroniczna.

Linki do aplikacji:

👉 https://slack.com/

👉 https://gsuite.google.com/products/chat/

👉 https://www.whatsapp.com/

5. Aplikacja wspierająca tworzenie tekstów

Narzędzie przyspieszające pracę z tekstem, zamienia dowolny ciąg znaków na inny ciąg znaków. Polecam osobom, które wykonują dużą ilość powtarzalnych operacji tekstowych np. programistom czy osobom z działu obsługi klienta.

Przykład działania: z klawiatury wpisujemy słowo „hej” — które po naciśnięciu spacji zostaje zamienione, na przygotowany przez nas dłuższy tekst — np. „Cześć, bardzo miło mi do Ciebie napisać”, kolejny przykład — wpisuję słowo „podpis”, które zostaje zamieniona na ciąg znaków „pozdrawiam serdecznie, Patryk”. Aplikacja oczywiście ma możliwość zapisywania wielu linii tekstu oraz wielu wierszy. Dodatkowo w aplikacji istnieje kilka zmiennych, które mogą zostać wykorzystane do dalszej pracy z tekstem — np. po wpisaniu zdefiniowanego wcześniej hasła „dziś” — zostaje podana aktualna data „18 styczeń 2018”.

Podsumowując funkcje programu — umożliwia on:

• zamianę dowolnego ciągu znaków, na inny ciąg znaków
• ustawienie kursora w odpowiednim miejscu, aby od razu rozpocząć dalsze pisanie
• korzystanie ze zmiennych zdefiniowanych — np. data lub stworzonych przez użytkownika
• automatyzację powtarzalnych operacji tekstowych.

Link do aplikacji:

👉 https://textexpander.com/

6. Aplikacje do zarządzania hasłami

Wypisywanie haseł do usług zawsze zajmowało mi sporo czasu. Trzeba było przypomnieć sobie login i hasło, co bardzo często kończyło się potrzebą resetowania hasła. Rozwiązaniem tego problemu okazała się aplikacja do zarządzania hasłami. Ja proponuje dwie następujące: 1Password i Keeper. Umożliwiają one, w bezpieczny sposób przechowywanie haseł, bez potrzeby ich pamiętania. Istnieje możliwość automatycznego wypełniania pól formularzy na stronach logowania oraz tworzenia trudnych do złamania haseł z poziomu programu. Program ocenia również jakość haseł i pomaga w ich zmianie na bardziej bezpieczne.

Podstawowe zalety:

• hasła zapisane są w jednym miejscu, bez potrzeby ich pamiętania
• istnieje możliwość automatycznego generowania skomplikowanych haseł
• hasło wpisywane są w potrzebne pola, za pomocą skrótów klawiszowych
• następuje zwiększenie szybkości logowania się do usług, bez potrzeby zapamiętywania haseł w przeglądarce
• zyskujemy duży komfort pracy.

Linki do aplikacji:

👉 https://1password.com/

👉 https://keepersecurity.com/

7. Aplikacje do automatyzacji procesów

Jeżeli zdarza Ci się wykonywać kolejno ciąg tych samych czynności, te aplikacje są stworzone dla Ciebie. Usługi służą do połączenia powtarzalnych ciągów zdarzeń w jeden zautomatyzowany proces. Podstawą działania usług jest przygotowany scenariusz, w którym występuje zdarzenie wyzwalające proces oraz opis procesu, który należy wykonać.

Przykład nr. 1 — wszystkie załączniki z e‑mail‑a zostają zapisane na Dysku Google, w momencie nadania e‑mailowi etykiety “zapisz”

Przykład nr. 2 — e‑mail pochodzący z adresu a@abc.pl zostaje przesłany do komunikatora np. slack

Przykład nr. 3 — oznaczenie artykułu, w aplikacji pocket, z konkretnym tagiem powoduje wysłanie e‑maila z linkiem do artykułu, do określonych wcześniej osób wraz z odpowiednio przygotowaną wcześniej adnotacją tekstową.

Najważniejsze zalety:

• łączy kilka usług w jedną
• jedno działanie jako wyzwalacz wielu akcji
• brak potrzeby ingerencji w proces.

Linki do aplikacji:

👉 https://ifttt.com/

👉 https://zapier.com

👉 https://automate.io

Na koniec chciałbym zapewnić, że wpis będzie co jakiś czas aktualizowany, o kolejne aplikacje z danej grupy, jak tylko znajdę czas, żeby je przetestować. Mam nadzieję, że polecone aplikacje usprawnią Wam pracę. Jeżeli znacie lub korzystacie z innych ciekawych aplikacji napiszcie o nich w komentarzu. Chętnie o nich poczytam, przetestuję i opiszę na blogu. Z góry dziękuje 👍

efektywne pozdrowienia👋,
Patryk